Đối với hóa đơn điện tử, mỗi một quy định riêng về việc sử dụng hóa đơn điện tử như quy định về viết tắt, quy định về xuất hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn và đặc biệt là chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy đều là những nội dung vô cùng quan trọng và được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Vậy khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy doanh nghiệp cần phải lưu ý những gì?
Nguyên tắc chuyển đổi
Khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần nắm rõ nguyên tắc chuyển đổi để đảm bảo thực hiện việc chuyển đổi được nhanh chóng, hiệu quả nhất. Pháp luật về hóa đơn điện tử đã quy định rõ nguyên tắc chuyển đổi này như sau: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đảm bảo yêu cầu quy định và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán
>> Quy định về chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử
>> Những hình thức lưu trú tại Bình Ba
Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi snag hóa đơn giấy cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung như sau:
-Thứ nhất, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy cần phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
– Thứ hai, trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy cần phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
– Thứ ba, trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy cần phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Giá trị pháp ký của các hóa đơn điện tử chuyển đổi
Một trong những nội dung quan trọng đó chính là giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi. Theo quy định, Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toán vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Tuy nhiên, theo quy định mới về hóa đơn điện tử, kể từ ngày 01/11/2020 các hóa đơn điện tử chuyển đổi sẽ không có giá trị pháp lý mà chỉ được dùng để lưu trữ, đối chiếu khi cần thiết. Do vậy, các doanh nghiệp cần phải nắm rõ những quy định về giai đoạn chuyển tiếp sử dụng hóa đơn điện tử để áp dụng quy định pháp luật triển khai thực hiện được tốt nhất.
Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi
Theo quy định ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (ghi rõ: “ HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.
Như vậy, khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, các quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là một trong những nội dung vô cùng quan trọng mà các doanh nghiệp không nên bỏ qua. Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm được các quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để có thể áp dụng triển khai thực hiện được tốt nhất.
