Trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đã gặp phải trường hợp trên hóa đơn điện tử thiếu chữ ký của người mua hàng. Khi đó, doanh nghiệp không chắc chắn liệu hóa đơn điện tử đã lập có hợp lệ và doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn đó để thực hiện hạch toán doanh thu, chi phí được hay không. Bên cạnh thắc mắc về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định, bài viết sau đây sẽ giải đáp về vấn đề chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử.
1. Quy định chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử
Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ đã quy định nội dung hóa đơn điện tử tại Điều 6. Trong đó có quy định về việc hóa đơn điện tử phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có). Điều 35 quy định hiệu lực thi hành điều này áp dụng từ ngày 01/11/2018 dành cho tất cả doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử.
Đồng thời, căn cứ vào Điểm e khoản 1, khoản 2 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử cũng quy định: Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán, ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của bên mua trong trường hợp bên mua là đơn vị kế toán.
Ngoài ra, một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính. Cụ thể, tại Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử: người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc nếu là đơn vị kế toán thì cần có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, … thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
2. Có bắt buộc có chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử không?
Khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn điện tử phải bao gồm chữ ký của người bán, ngày tháng lập hóa đơn và chữ ký người mua duy nhất với trường hợp người mua là kế toán.
Tuy nhiên, doanh nghiệp đặc biệt cần lưu ý trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn. Các trường hợp cụ thể như:
– Người mua không phải là đơn vị kế toán;
– Người mua là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người mua và người bán như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán phiếu thu…
Ngoài ra, Cục Thuế sẽ xem xét từng trường hợp phát sinh do Bộ Tài Chính yêu cầu kết hợp với điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để thực hiện việc miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.
Điều kiện để được khấu trừ khi kê khai thuế khi dùng HĐĐT
Với câu hỏi hóa đơn điện tử có cần đóng dấu hay không theo quy định về hóa đơn điện tử thì bạn hoàn toàn có thể tham khảo Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể, trong Điểm b Khoản 2, Điều 5 của Thông tư 119/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định: Các tổ chức, doanh nghiệp có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán.
Quy định trên sẽ áp dụng trong các trường cụ thể: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.
